Link to PDF version of this page

Defnyddio'r Gymraeg - GBO5

Tachwedd 2008 - Fersiwn 9

Cynnwys

Defnyddio’r Gymraeg
Cyflwyniad

Mae'r cyhoeddiad hwn yn amlinellu'r gwasanaeth y gallwn ei roi:

• i gwmnïau y mae eu memorandwm a'u herthyglau cymdeithasiad yn dweud bod eu swyddfa gofrestredig i gael ei lleoli yng Nghymru (o'i gwrthgyferbynnu â Chymru a Lloegr); ac
• i bartneriaethau atebolrwydd cyfyngedig (cyrff PAC) y mae eu dogfen gorffori yn dweud bod eu swyddfa gofrestredig i gael ei lleoli yng Nghymru (o'i gwrthgyferbynnu â Chymru a Lloegr).

Gall cwmnïau a chyrff PAC sy'n geirio'u dogfennau corffori yn y ffordd hon ddewis cynnal eu busnes â Thŷ'r Cwmnïau drwy gyfrwng y Gymraeg. Er mwyn cyfleustra, cyfeiriwn at y cwmnïau a'r cyrff PAC hynny yn y llyfryn hwn fel rhai 'Cymreig'.

Mae'r canllaw hwn hefyd yn rhestru'r ffurflenni statudol sydd ar gael yn ddwyieithog.

Os bydd gennych unrhyw gwestiynau, byddwch cystal â chysylltu â'r Ymgynghorydd Polisi a Gwasanaeth Cymraeg ar 029 2038 0065.

Pennod 1

Cwmnïau 'Cymreig' a chyrff PAC
1. Beth yw'r gofynion ffeilio ar gyfer cwmnïau 'Cymreig' a chyrff PAC?

Mae gofynion ffeilio Tŷ'r Cwmnïau yn union yr un fath ag ar gyfer pob cwmni a PAC arall a gorfforwyd ym Mhrydain Fawr.
Cafodd y ffurflenni statudol a ddefnyddir fynychaf ar gyfer cwmnïau a chyrff PAC eu pennu'n ddwyieithog ac maen nhw ar gael naill ai drwy wefan Tŷ'r Cwmnïau yn www.companieshouse.gov.uk.neu drwy ffonio 0303 1234 500. Mae  canllaw a gwybodaeth berthnasol arall am ofynion Tŷ'r Cwmnïau hefyd ar gael yn Gymraeg drwy'n gwefan neu'n uniongyrchol gan Dŷ'r Cwmnïau. .

Cofiwch:
Mae methiant i gyflwyno dogfennau statudol yn brydlon yn dramgwydd troseddol y gellir erlyn swyddogion cwmni ac aelodau dynodedig cyrff PAC amdano. At hynny, bydd methiant i gyflwyno cyfrifon y cwmni'n brydlon yn tynnu cosb sifil awtomatig rhwng £100 a £1,000 ar gyfer cwmnïau preifat a chyrff PAC, a rhwng £500 a £5,000 ar gyfer cwmnïau cyhoeddus. Gweler ein llyfrynnau canllaw 'Cosbau Ffeilio Hwyr' neu 'Partneriaethau Atebolrwydd Cyfyngedig: Gweinyddu a Rheoli' am ragor o wybodaeth am hyn.

2. Oes modd corffori cwmnïau a chyrff PAC yn Gymraeg?

Oes, ar yr amod bod y dogfennau corffori perthnasol yn dweud bod eu swyddfa gofrestredig i'w lleoli yng Nghymru (o'i gwrthgyferbynnu â 'Chymru a Lloegr'). Mae'n rhaid i'r dogfennau corffori fod yn benodol yn hyn o beth; ni allwch ddweud y bydd y swyddfa gofrestredig 'yng Nghymru a Lloegr' os ydych am ffeilio dogfennau yn Gymraeg. Os ydych am eu defnyddio, mae'r ffurflenni statudol ar gyfer corffori ar gael yn ddwyieithog naill ai drwy'n gwefan neu drwy'r post oddi wrth Dŷ'r Cwmnïau.

Os ydych yn corffori cwmni Cymreig, gellir cyflwyno memorandwm ac erthyglau cymdeithasiad yn Gymraeg i Dŷ'r Cwmnïau. Does dim eisiau cyfieithu'r dogfennau hyn i'r Saesneg gan y bydd Tŷ'r Cwmnïau yn sicrhau cyfieithiad ar gyfer cofnod cyhoeddus y cwmni. Bydd Tŷ'r Cwmnïau hefyd yn rhoi tystysgrif gorffori yn Gymraeg os bydd angen un.

Am ragor o wybodaeth ynghylch sut i gorffori cwmni, gweler ein canllaw 'Ffurfio Cwmnïau'. Am ragor o wybodaeth ynghylch sut i gorffori PAC, gweler ein canllaw 'Partneriaethau Atebolrwydd Cyfyngedig: Ffurfiant ac Enwau'.

3. A gaiff cwmni neu PAC sy'n bod yn barod newid lleoliad y swyddfa gofrestredig i 'Cymru'?

Caiff. Os yw cwmni sy'n bod yn barod wedi dweud bod ei swyddfa gofrestredig 'yng Nghymru a Lloegr', gall fabwysiadu penderfyniad arbennig i newid ei femorandwm i ddweud bod y swyddfa gofrestredig i'w lleoli yng Nghymru. Am wybodaeth ynghylch penderfyniadau, gweler ein dau gyhoeddiad 'Penderfyniadau'. (Deddf Cwmnïau 1985 a Deddf Cwmnïau 2006)

Rhaid i PAC lenwi Ffurflen LLP287a.

Wedyn, gellir ffeilio dogfennau yn Gymraeg.

Pennod 2
Cyfieithiadau a Gwybodaeth Ddwyieithog

1. Pa ddogfennau y gellir eu cyflwyno i Dŷ'r Cwmnïau heb gyfieithiad Saesneg ardystiedig?

Gellir cyflwyno'r dogfennau canlynol i Dŷ'r Cwmnïau yn Gymraeg gan gwmnïau neu PAC 'Cymreig' heb gyfieithiad Saesneg ardystiedig, heb law am gwmnïau cyfyngedig cyhoeddus cymraeg rhestredig.

• Memorandwm ac erthyglau cymdeithasiad cwmnïau
• Cyfrifon blynyddol
• Adroddiadau blynyddol
• Adroddiadau archwilwyr ariannol
• Ffurflenni statudol a gafodd eu pennu'n ddwyieithog

Nodyn: Rhaid defnyddio ffurflenni statudol na chawsant mo'u pennu'n ddwyieithog lle bo amgylchiadau'n mynnu felly. Rhaid atodi cyfieithiad Saesneg ardystiedig wrth ddogfennau 'diwyg rhydd' eraill, megis penderfyniadau, y mae'n gofyn eu cyflwyno i Dŷ'r Cwmnïau, ac mae'r un peth yn wir am gyfrifon cwmnïau cyhoeddus.

Gellir ffeilio cyfieithiad Cymraeg o ddogfennau a ffeilir yn Saesneg gan gwmnïau Cymraeg ble bydd y memorandwm ac erthyglau yn nodi eu bod i’w lleoli yng Nghymru.

2. Pwy gaiff 'ardystio' cyfieithiad i'r Saesneg?

Os gwneir y cyfieithiad yn y Deyrnas Unedig, bydd dogfen wedi ei hardystio os caiff ei llofnodi gan rywun sydd â'r cymhwyster i gyfieithu dogfen o'r Gymraeg i'r Saesneg a bod hwnnw/honno naill ai:

• yn notari cyhoeddus; neu
• yn gyfreithiwr; neu
• yn gyfreithiwr yng Ngoruchel Lys y Farnweiniaeth ar gyfer Cymru a Lloegr; neu
• yn gyfreithiwr yng Ngoruchel Lys y Farnweiniaeth ar gyfer Gogledd Iwerddon; neu
• yn berson a ardystiwyd gan un o'r uchod ac y gwyddys ei f/bod â'r cymhwyster i gyfieithu dogfen i'r Saesneg.

• notari cyhoeddus; neu
• berson a awdurdodwyd i weinyddu llwon yn y man lle gwnaed y cyfieithiad; neu
• unrhyw un o'r swyddogion Prydeinig a nodir yn adran 6 o Ddeddf Comisiynwyr Llwon 1889; neu
• berson a ardystiwyd gan un o'r uchod ac y gwyddys ei f/bod â'r cymhwyster i gyfieithu dogfen i'r Saesneg.

3. Pa ddogfennau statudol sydd ar gael yn ddwyieithog?

Mae'r ffurflenni a ddefnyddir yn fynych a restrir isod ar gael ar ddiwyg dwyieithog. Y ffordd hawsach i sicrhau’r ffurflenni hyn yw eu dadlwytho o’n gwefan ar www.companieshouse.gov.uk. Ceir archebu’r ffurflenni hefyd yn uniongyrchol o Dŷ’r Cwmnïau drwy ffonio 0303 1234 500

Pennod 3
Gwybodaeth Pellach

1. Sut ydw i'n anfon gwybodaeth at Dŷ'r Cwmnïau?

Gallwch gyflwyno dogfennau drwy'r post, â llaw (yn bersonol neu drwy negesydd) neu drwy Wasanaeth Cyflwyno Dogfennau.

Os anfonwch ddogfennau drwy'r post, dylech eu cyfeirio at:

Archwilwyr Dogfennau Cymreig
Tŷ'r Cwmnïau
Ffordd y Goron
Caerdydd
CF14 3UZ
neu
DX33050 Caerdydd 1

Gallwch gyflwyno dogfennau â llaw i Dŷ'r Cwmnïau, Caerdydd (yn bersonol neu drwy negesydd) unrhyw adeg, gan gynnwys y tu allan i oriau swyddfa, dros wyliau'r banc a thros y penwythnos.

Os hoffech i gydnabyddiaeth derbyn gael ei hanfon atoch, byddwch cystal â gofyn am hynny mewn llythyr esboniadol a chyflenwi amlen ac arni stamp a'ch cyfeiriad eich hun. Byddwn yn atodi label côd bar wrth y llythyr i gyfleu'r 'dyddiad derbyn' ac yn ei ddychwelyd ichi.

2. Beth am ohebiaeth a galwadau teleffon?

Mae croeso ichi ysgrifennu at Dŷ'r Cwmnïau yn Gymraeg ac, os bydd angen inni ysgrifennu'n ôl, bydd ein hateb yn Gymraeg. Cewch hefyd siarad â Thŷ'r Cwmnïau yn Gymraeg ar y llinellau cymorth canlynol:

Ymholiadau cyffredinol a phroblemau gyda dogfennau gorddyledus - 029 2038 0065

Llenwi a ffeilio ffurflenni statudol - 029 2038 0464

Ffurflenni dwyieithog statudol
Rhif y Ffurflen	Ar gael ar y We	Diben
Ffurflenni Cwmni
10cym		Cyfarwyddwyr ac ysgrifennydd cyntaf, ynghyd â darpar leoliad y swyddfa gofrestredig
12cym		Datganiad wrth wneud cais am gofrestriad
30(5)(a)cym		Datganiad wrth wneud cais am gofrestru cwmni a eithriwyd rhag rheidrwydd defnyddio'r gair 'cyfyngedig' neu 'limited'
30(5)(b)cym		Datganiad wrth wneud cais am gofrestru, o dan adran 680 o Ddeddf Cwmnïau 1985, gwmni a eithriwyd rhag rheidrwydd defnyddio'r gair 'cyfyngedig' neu 'limited'
30(5)(c)cym		Newid enw gan hepgor 'cyfyngedig' neu 'limited'
88(2)cym		Dychwelyd Cyfrannau a Glustnodwyd
225cym		Newid dyddiad cyfeirnod cyfrifeg
287cym		Newid lleoliad neu gyfeiriad y Swyddfa Gofrestredig
288a cym		Penodi cyfarwyddwr neu ysgrifennydd
288b cym		Terfynu penodiad fel cyfarwyddwr neu ysgrifennydd
288c cym		Newid manylion cyfarwyddwr neu ysgrifennydd
363 cym		Ffurflen Flynyddol
652a cym		Cais am ddileu o'r gofrestr
652c cym		Tynnu'n ôl gais am ddileu o'r gofrestr
DCA cym		Profforma cyfrifon cwmni segur (ffurflen anstatudol)
Ffurflenni Partneriaethau Atebolrwydd Cyfyngedig
LLP2 cym		Cais am gorffori Partneriaeth Atebolrwydd Cyfyngedig
LLP2 cym prhd.		Dalen barhad i Ffurflen LLP2
LLP3 cym		Hysbysu Newid Enw Partneriaeth Atebolrwydd Cyfyngedig
LLP8 cym		Partneriaeth Atebolrwydd Cyfyngedig
LLP225 cym		Newid dyddiad cyfeirnod cyfrifeg Partneriaeth Atebolrwydd Cyfyngedig
LLP287 cym		Newid lleoliad neu gyfeiriad Swyddfa Gofrestredig Partneriaeth Atebolrwydd Cyfyngedig
LLP287a cym		Hysbysiad bod Swyddfa Gofrestredig Partneriaeth Atebolrwydd Cyfyngedig i'w lleoli yng Nghymru
LLP288a cym		Penodi Aelod i Bartneriaeth Atebolrwydd Cyfyngedig
LLP288b cym		Terfynu Aelodaeth Aelod o Bartneriaeth Atebolrwydd Cyfyngedig
LLP288c cym		Newid Manylion Aelod o Bartneriaeth Atebolrwydd Cyfyngedig
LLP363 cym		Ffurflen Flynyddol Partneriaeth Atebolrwydd Cyfyngedig
LLP363 cym parhad.		Ffurflen Flynyddol (dalen parhad)
LLP652a cym		Cais am ddileu enw Partneriaeth Atebolrwydd Cyfyngedig o'r gofrestr
LLP652a cym prhd.		Cais am ddileu enw Partneriaeth Atebolrwydd Cyfyngedig o'r gofrestr (dalen barhad)
LLP652c cym		Tynnu'n ôl gais am ddileu enw Partneriaeth Atebolrwydd Cyfyngedig o'r gofrestr

Contents

• companies whose memorandum and articles of association say that the registered office of the company is to be in Wales (as opposed to in England and Wales); and
• limited liability partnerships (LLPs) whose incorporation document says that the registered office of the limited liability partnership is to be in Wales (as opposed to England and Wales).

Companies and LLPs that word their incorporation documents in this way may choose to conduct their business with Companies House in Welsh. For convenience, in this booklet we refer to these companies and LLPs as 'Welsh'.

This guidance also lists the statutory forms that are available bilingually.

If you have any questions, please contact the Welsh Policy & Service Adviser on 029 2038 0065.

Chapter 1
Welsh Companies and LLPs

1. What are the filing requirements for 'Welsh' Companies and LLPs?

Companies House filing requirements are exactly the same as for all other companies and LLPs incorporated in Great Britain.

The most commonly used statutory forms for companies and LLPs have been prescribed bilingually and are available either from  the Companies House web site at www.companieshouse.gov.uk or phone us on 0303 1234 500. Welsh language guidance  and other relevant information on Companies House requirements are also available on our web site or direct from Companies House.

Remember: Failure to deliver statutory documents on time is a criminal offence for which company officers and designated members of LLPs can be prosecuted. Additionally, failing to deliver accounts on time will attract an automatic civil penalty of between £100 and £1,000 for private companies and LLPs, and between £500 and £5,000 for public companies. See our guidance on, 'Late Filing Penalties' or 'Limited Liability Partnerships Administration and Management' for more information on this.

2. Can companies and LLPs be incorporated using Welsh?

Yes, provided the relevant incorporation documents state that the registered office is to be in Wales (as opposed to 'England and Wales'). The incorporation documents have to be specific in this; you cannot say that the registered office will be in 'England and Wales' if you want to file documents in Welsh. If you wish to use them, the statutory forms for incorporation are available bilingually either from our web-site at www.companieshouse.gov.uk or by post from Companies House.

If you are incorporating a Welsh company, Welsh language memorandum and articles of association can be delivered to Companies House. There is no need for these documents to be translated into English because Companies House will obtain a translation for the company's public record. Companies House will also issue a Welsh certificate of incorporation, if you require this.

For more information on how to incorporate a company, please see our guidance, 'Company Formation'. For information on how to incorporate an LLP, see our guidance, 'Limited Liability Partnerships Formation and Names'.

3. Can an existing company or LLP change the location of its registered office to 'Wales'?

Yes. If an existing company has stated that its registered office is in 'England and Wales', it can pass a special resolution to alter its memorandum to say that the registered office is to be situated in Wales. For information about resolutions, see our two 'Resolutions' publications (Companies Act 1985 and Companies Act 2006).

Please note the Companies Act 1985 Resolution publication provides general information which could still be relevant to your company. 

An LLP must complete Form LLP287a.

Documents may then be filed in Welsh.

Chapter 2
Translations and Bilingual Information

1. What documents can be delivered to Companies House without a certified English translation?

The following documents may be delivered to Companies House by 'Welsh' companies or LLPs in Welsh without a certified translation into English apart from Welsh listed public limited companies.

• company memoranda and articles of association
• annual accounts
• annual reports
• auditors reports
• prescribed bilingual statutory forms

Note: Statutory forms that are not prescribed bilingually must be used where circumstances dictate. Other 'free form' documents that are required to be delivered to Companies House, such as resolutions, must be accompanied by a certified translation into English, as must the accounts of public companies.

A Welsh translation of documents filed in English may be filed by Welsh companies where the memorandum and articles state they are to be situated in Wales.

• a notary public; or
• a solicitor; or
• a solicitor of the Supreme Court Judicature of England and Wales; or
• a solicitor of the Supreme Court of Judicature of Northern Ireland; or
• a person certified by one of the above and is known to him to be competent to translate a document into English.

• a notary public; or
• a person authorised in the place where the translation was made to administer an oath; or
• any of the British officials mentioned in section 6 of the Commissioners for Oaths Act 1889; or
• a person certified by one of the above and is known to him to be competent to translate a document into English.

3. What statutory documents are available bilingually?

The commonly used forms listed below are available in bilingual format. The easiest way to obtain these forms is to download them from our website at www.companieshouse.gov.uk. These forms may also be ordered  direct from Companies House by phoning  0303 1234 500

Chapter 3

Further Information
1. How do I send information to Companies House?

You may deliver documents by post, by hand (personally or by courier) or bythe Document Exchange service.

If you send documents by post, you should address them to:

The Welsh Document Examiners
Companies House
Crown Way
Cardiff
CF14 3UZ
or
DX33050 Cardiff 1

You can deliver documents by hand (personally or by courier) to Companies House, Cardiff at any time, including outside office hours, bank holidays and weekends.

If you would like to be sent an acknowledgement of receipt, please request it in a covering letter and supply a stamped addressed envelope. We will attach a 'date of receipt' barcode label to the letter and return it.

2. What about correspondence and telephone calls?

You are welcome to write to Companies House in Welsh and, if we need to write back, our response will be in Welsh. You can also talk to Companies House in Welsh on the following helplines:

General enquiries and problems about overdue documents - 029 2038 0065

Completing and filing statutory forms - 029 2038 0464

Bilingual statutory forms
Form Number	Available on the web	Purpose
Company Forms
10cym		First directors and secretary and intended situation of registered office
12cym		Declaration on application for registration
30(5)(a)cym		Declaration on application for registration of a company exempt from the requirement to use the word 'limited' or 'cyfyngedig'
30(5)(b)cym		Declaration on application for registration under section 680 of the Companies Act 1985 of a company exempt from the requirement to use the word 'limited' or 'cyfyngedig'
30(5)(c)cym		Change of name omitting 'limited ' or 'cyfyngedig'
88(2)cym		Return of Allotment of Shares
225cym		Change of accounting reference date
287cym		Change in situation or address of Registered Office
288a cym		Appointment of director or secretary
288b cym		Terminating appointment as director or secretary
288c cym		Change of particulars of director or secretary
363 cym		Annual Return
652a cym		Application for striking off
652c cym		Withdrawal of application for striking off
DCA cym		Dormant company accounts proforma (non-statutory form)
Limited Liability Partnership Forms
LLP2cym		Application for Incorporation of a Limited Liability Partnerships
LLP2 cym cont.		Continuation sheet to Form LLP2
LLP3 cym		Notice of Change of name of a Limited Liability Partnership
LLP8 cym		Limited Liability Partnership
LLP225 cym		Change of accounting reference date of a Limited Liability Partnership
LLP287 cym		Change in situation or address of Registered Office of a Limited Liability Partnership
LLP287a cym		Notice that the Registered Office of a Limited Liability Partnership is to be situated in Wales
LLP288a cym		Appointment of a Member to a Limited Liability Partnership
LLP288b cym		Terminating the Membership of a Member of a Limited Liability Partnership
LLP288c cym		Change of Particulars of a Member of a Limited Liability Partnership
LLP363 cym		Annual Return of a Limited Liability Partnership
LLP363 cym cont.		Annual Return (continuation sheet)
LLP652a cym		Application for striking off a Limited Liability Partnership
LLP652a cym cont.		Application for striking off a Limited Liability Partnership (continuation sheet)
LLP652c cym		Withdrawal of application for striking off a Limited Liability Partnership